Aplicaciones que no deben faltar en nuestra empresa

Aunque la mayoría de las aplicaciones son utilizadas tanto a nivel empresarial como a nivel particular existen una serie de ellas desarrolladas exclusivamente para el ámbito empresarial. Estas aplicaciones son usadas simultáneamente por grupos de empleados de la empresa y facilitan el trabajo conjunto de dicho grupo. Aunque hay un sinnúmero de ellas, en estas páginas, mencionaremos las más importantes que no deben faltar en ninguna empresa.

ERP CRM Gestión de contenidos
Colaboración
Videoconferencia
Tienda Virtual
E-Commerce
VPN


ERP

ERP son las iniciales de “Enterprise Resource Programming”. Es la aplicación más importante en una empresa y la que es más difícil de implantar o cambiar. La aplicación ERP de una empresa es la que automatiza los procedimientos de una compañía: Producción, logística, distribución, inventario, facturas, contabilidad, etc. Es el corazón informático de una empresa y, además, proporciona los informes adecuados a la dirección de la empresa que le permiten tomar las decisiones adecuadas. Una de las decisiones más importantes de la dirección de una empresa es seleccionar y desplegar el software ERP adecuado.

Como cada empresa es distinta los despliegues de este software son distintos también. Tan importante como la selección del software es la selección de la empresa integradora que lo va a desplegar. Normalmente suelen ser empresas homologadas por el fabricante del software. Esta integradora encargada del despliegue debe comprender los procesos de la empresa y configurarlos adecuadamente y, a continuación, dar la formación adecuada al personal de la empresa.

El líder de este tipo de aplicaciones es la empresa alemana SAP. También Microsoft tiene el producto Microsoft Dynamics, más barato que SAP pero también muy potente. Microsoft Dynamics se ofrece en modo SaaS que es muy adecuado para pequeñas y medianas empresas. También hay software ERP de código abierto. El más famoso es Odoo que anteriormente se llamaba OpenERP y TinyERP. En este caso no pagaremos licencias de software pero el coste de despliegue y mantenimiento los tendremos igual.

La empresa Gartner realiza regularmente una análisis de las aplicaciones empresariales mostrando un resumen en forma de cuadrante “mágico” que es muy útil a la hora de decidir qué aplicación empresarial es la más adecuada. A continuación mostramos el quadrante de aplicaciones ERP.

Gartner magic quadrant ERP December 2015

CRM

CRM son las iniciales de “Customer Relationship Management”. El software CRM soporta a los empleados de una empresa en la gestión de los clientes. A veces está incluido dentro de la aplicación ERP pero, debido a su importancia, muchas veces los clientes se gestionan en una aplicación separada. Los usuarios no son solo el departamento de ventas si no también el de atención al cliente, soporte, dirección o marketing.

El líder del mercado es la empresa Salesforce que ofrece su CRM en formato SaaS. Si buscamos una opción Open source podremos elegir la aplicación SugarCRM. Mostramos a continuación el quadrante Gartner de aplicaciones CRM.

Gartner magic quadrant CRM March 2015

Colaboración, Videoconferencia

Aunque, en un principio, eran aplicaciones distintas, las aplicaciones de colaboración han evolucionado incorporando las funciones de conferencia y videoconferencia y, hoy en día, las empresas seleccionan la misma aplicación para las dos funciones. El objetivo de estas aplicaciones es permitir el trabajo conjunto entre personas que están físicamente en distintos sitios, ciudades o países.

El líder del mercado es Webex ofrecido en el modo SaaS por Cisco. Al ser una aplicación muy compleja no existe una versión open source comparable. Afortunadamente Webex ofrece una cuenta gratuita que permite sesiones de hasta tres localizaciones. Si necesitamos más localizaciones simultaneas los precios suelen ser bastante económicos.

Gartner magic quadrant conferencing December 2015

VPN

“Virtual Private Network” o Red Privada Virtual. Esta aplicación es esencial para el teletrabajo o trabajo remoto. Permite trabajar desde cualquier lugar como si estuviéramos conectados en la red privada de la empresa. Los protocolos suelen ser estándar y están soportados por los sistemas operativos de ordenadores, tablet o teléfonos móviles. Solo es necesaria la configuración adecuada que es particular de cada empresa. La comunicación entre el dispositivo y la red de la empresa está encriptada por lo que no hay posibilidad de que sea escuchada por un tercero. En la red de la empresa se debe instalar un servidor VPN con una conexión hacia la red privada y otra conexión hacia internet.

Tienda Virtual, E-Commerce

Aunque la venta en tiendas físicas o centros comerciales sigue siendo el mayor porcentaje el canal virtual o ventas a través de Internet está siendo cada vez más importante. Hay empresas que han tenido un crecimiento espectacular gracias a una buena gestión de este canal de ventas. La ventaja principal es que una empresa puede vender, si quiere, en todo el mundo si tiene la logística adecuada.

Una empresa tiene dos opciones para abrir su canal de ventas en Internet:

  • Incorporarse a una tienda virtual ya establecida como puede ser eBay o Amazon. Estas tiendas virtuales ofrecen millones de clientes, reputación y reconocimiento, acuerdos de logística, control de ámbito geográfico, etc. Por estos servicios suele cobrar alrededor de un 10% de las ventas y deberemos competir con el resto de los vendedores. Si nuestro producto es competitivo esta es una opción rápida y muy efectiva.
  • Crear nuestra propia tienda virtual. Aunque podemos crear una página web a medida hay aplicaciones en el mercado que nos lo ponen muy fácil. La mayoría de los proveedores de hosting ofrecen la opción de tienda virtual que suele estar basada en la aplicación PrestaShop. Esta aplicación es open source pero es muy potente. Por un precio muy reducido tendremos esta aplicación en modo SaaS.


Gestión de contenidos

Las páginas web de nuestra empresa son el escaparate al mundo. Actualmente todo el mundo, para conseguir información de una empresa, se conecta a sus páginas web. Unas buenas páginas web darán una buena imagen y una idea de profesionalidad de la compañía. Has varios puntos importantes para crear unas buenas páginas web: estética, funcionalidad, contenido, etc. Un buen contenido en las páginas será el primer paso, el software de gestión de contenidos facilitará todo los demás.

El primer paso en un software de gestión de contenidos es seleccionar el esquema o “template”. Aunque el software suele ser gratuito los esquemas pueden ser también gratuitos o de pago para los más elaborados. Una vez seleccionado el esquema podremos crear nuestras páginas, menús o entradas en modo blog. Estas páginas o entradas se pueden organizar en categorías y se les puede asignar etiquetas. También incorpora una gestión de usuarios con distintos privilegios: administrador, editor, solo comentarios, etc. Si encontramos un esquema que creemos mejor este se puede cambiar y todos los contenidos se adaptan al nuevo esquema.

El líder en la gestión de contenidos es WordPress que es una aplicación open source de la empresa Automattic. El 25% de las páginas web en el mundo están creadas con WordPress. Aunque no tan usadas también podemos utilizar Typo3, Joomla o Drupal, los tres open source.

Gartner magic quadrant content management July 2015